10 Etika Mengirim Email, Whatsapp & SMS yang Sopan

Kini komunikasi berkirim pesan makin termudahkan dengan hadirnya media Email, Whatsapp, SMS dan Telegram. Sedangkan dulu kita belajar menulis surat alias korespondensi.

Bedanya, surat-menyurat masuk dalam kurikulum sekolah. Kita diajarkan etika dan aturan yang berlaku terkait aktivitas tersebut, antaranya “kalau pake kertas buku tulis, jangan hasil sobekan, gak sopan”.

Kita pun belajar adab di sana, termasuk penulisan nama, title seseorang dan salam. Jika sifatnya pribadi, dianjurkan menanyakan kabar dan harapan semoga sehat wal afiyat.

Wajar, surat itu bisa berhari-hari baru sampai. Kita gak tahu keadaan di sana, belum ada centang biru saat itu, sebagai bukti pesan telah diterima.

Seiring perkembangan, sopan santun kadang terlupa, entah karena dianggap aneh atau bisa jadi kebiasaan baru. Terutama saat berhubungan dengan guru dan dosen.

Lalu, hal apa saja yang harus diperhatikan saat berkirim pesan whatsapp, e-mail, telegram dan platform messaging lain?

Bagaimana etika mengirim email, SMS, WA dan sebagainya?

1. Apps Pribadi

Gunakan handphone milik sendiri, jangan pake punya orang. Kecuali Kamu masih dibawah umur, karena anak-anak haram punya smartphone.

Ini hanya saran. Karena ada privasi kamu dan pihak lain yang harus dijaga.

Kalau gak punya ponsel, coba gunakan dual apps. Bisa download fungsi ini di playstore. Kalau gak salah Xiaomi juga punya fitur default di setting.

2. Lihat Waktu

Penting! Kirimlah pesan di waktu yang pantas, jika berkaitan dengan studi, bisnis dan kerja yang sifatnya formal.

Jangan mentang-mentang habis main futsal, jam 11 malem kirim WA, gak pantes. Jam sarapan pun belum layak.

Bahkan sebenarnya, ba’da maghrib, sudah tidak nyaman lagi sending message ke orang lain yang berkedudukan formal. Kecuali mau kirim bakso, martabak, nasi goreng, mungkin yang terima akan senang.

Lihat juga hari apa sekarang. Kalau bisa, jangan kirim SMS pada hari Sabtu dan Ahad. Bisa jadi beliau sedang istirahat, jangan sampai rileks mereka terganggu.

Kalau ada perlu untuk hari senin, usahakan hubungi di hari Jum’at, atau Ahad sore saja.

3. Ucapkan Salam

Awali dengan memberi salam. Jika Kamu dan lawan chatting adalah muslim, ucapkanlah “Assalamu’alaikum” minimal, lebih lengkap lebih baik.

Sunnah di dunia nyata, bisa jadi wajib di dunia maya dalam konteks adab dan akhlak. Medsos kan lebih sensitif.

Nggak enak banget kan baca pesan dari orang yang relatif asing, langsung, “Mau tanya, sekarang ada di mana?”

Memberi salam adalah simbol keramahan dan senyum hangat.

4. Gunakan Kata “Maaf”

Improve komunikasi kita dengan akhlak rendah hati, utarakan rasa “maaf” untuk segala hal, misalnya maaf karena telah mengganggu, maaf karena cara menghubungi beliau kurang sopan dsb.

Orang lain, perlu di hormati. Terlebih jika kita seorang murid yang menghadapi ustadz, guru atau dosen yang memang derajatnya lebih tinggi. Tapi jangan kebanyakan “maaf” ya.

5. Sebutkan Identitas Diri

Perlu disadari, orang besar biasanya banyak menangani masyarakat, begitu juga guru dan gubernur kita.

Tidak semua pesan WA atau SMS yang masuk, di-save jadi nomer kontak. Kita perlu paham.

Maka, jangan lupa cantumkan identias diri setiap kali chatting, nama, asal, kelas, rt/rw dsb… Kecuali kamu calon mantunya.

Jangan bikin bingung orang, gak ada angin gak ada hujan, begitu masuk pesan, “pak, besok jadi kan kita ketemu jam 1 siang?”

6. Utarakan Maksud dan Keperluan

Sama seperti dunia nyata, manggil orang pasti ada kepentingan. Jangan bikin orang kesel, kirim whatsapp tapi gak ada tujuannya.

Tulis secara jelas, mau ngapain, perlu apa.

7. Perhatikan Budaya Berbahasa

Penting juga memperhatikan budaya berbahasa;

• Susun gaya bahasa yang baik dan benar.
• Jangan disingkat: mata2, se-x, kepo,
• Jangan sok kenal sok dekat.
• Jangan pake bahasa alay: cayang, bomat, pewe,
• Harus ringkas padat dan berisi.
• Kalau itu dosen/guru bahasa Arab dan Inggris, biasanya hanya mau menjawab pesan mahasiswa yang menggunakan bahasa mata kuliahnya. Buat mereka bangga.

8. Tunjukkan Rasa Butuh

Tidak kalah urgent, tunjukan kamu butuh jawaban atau respon dari apa yang telah kita tulis. Gak hina kok, emang itu adabnya.

9. Sampaikan Terima Kasih

Di penghujung pesan kamu, menghaturkan rasa terima kasih, karena telah diterima whatsapp-nya. Walaupun kita udah punya feeling gak bakal dibalas 99%.

10. Penutup

Akhirnya, kamu tutup surel atau whatsapp itu dengan salam. Jangan digantung penbicaraanya. Supaya jelas, chatting itu sudah selesai dan dipahami.

Dah, itu aja etika mengirim email, whatsapp, Telegram dan sebagainya.

Meski artikel ini hanya menyebut beberapa aplikasi messenger, namun 10 tips ini berlaku secara umum untuk segala apps, seperti DM Instagram, Inbox Facebook Messenger dll.

Tips ini sangat cocok untuk menghubungi orang lain yang tidak begitu kenal atau formal.

A. Contoh Pesan

Assalamu’alaikum wa rahmatullahi wa barakatuh. Maaf, mengganggu waktu Prof. Ahmad. Saya Manshur mahasiswa Kelas D Sistem Informatika. Saya yang kemarin mengajukan bimbingan skripsi. Apakah hari Kamis ini bapak berkesempatan menerima saya untuk membimbing karya ilmiah ini? Sebelumnya, terima kasih banyak atas kesempatan yang bapak berikan. Jika bapak berkenan, mohon konfirmasinya. Wassalamu’alaikum.

Assalamu’alaikum. Ibu Dr. Fatimah, mohon maaf ganggu aktifitasnya. Saya Zainab mahasiswi Prodi Tarjamah ingin meminta kesediaan ibu untuk menjelaskan beberapa materi. Apakah Ibu Doktor memiliki waktu senggang hari ini? Sebelumnya, terima kasih atas perhatiannya. Wassalamu’alaikum.